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Créer une société en Estonie en quelques minutes, les pièges à éviter
Article paru dans Le Virus Informatique 30
Vous ne savez pas où est l'Estonie ? Ce pays de l'Union Européenne se trouve tout juste au Sud de la Finlande. Il faut en être résident ou e-résident pour pouvoir déposer un dossier de création d'entreprise en ligne (sinon il faut passer par un notaire, ce qui est plus long et plus coûteux). Il nous a fallu une heure pour compléter le dossier, le temps de tout lire sur les écrans. Une personne ayant déjà utilisé le service ne mettra que quelques minutes, en effet. Les formulaires et statuts en ligne sont disponibles en estonien et en anglais, ils sont simples. Toutefois, certaines informations saisies ne sont pas vérifiées. Par exemple, vous pouvez décider que le directeur de la société aura le droit d'augmenter le capital à l'avenir et un champ vous permet d'indiquer la valeur maximale autorisée. Sauf que la loi estonienne n'autorise une augmentation de capital que de 50 % au mieux. Si vous avez indiqué un montant supérieur, vous recevrez un courrier de refus d'inscription, en estonien. A plusieurs reprises dans nos échanges avec les administrations estoniennes, les réponses n'étaient qu'en estonien d'ailleurs. Heureusement, Google Translate se montre assez efficace pour effectuer une traduction vers l'anglais (ne mettez pas sur le site de Google d'informations confidentielles !).
Il faut indiquer une adresse pour le siège de la société. Vous pouvez louer un bureau ou passer par une société de domiciliation, solution la plus économique. Les autorités estoniennes indiquent chercher une solution pour que cela ne soit plus obligatoire.
L'enregistrement de la société coûte 190 euros. C'est beaucoup plus qu'au Royaume-Uni par exemple (quelques livres). Le paiement ne peut se faire qu'immédiatement depuis certaines banques estoniennes ou par virement international, ce qui prend quelques jours. Il n'est pas possible de payer par carte bancaire. Les autorités locales nous ont indiqué qu'elles considèrent que ces moyens de paiement sont différents, mais sans nous dire en quoi. Il est possible que cela soit pour éviter les cartes prépayées et avoir une trace bancaire plus fiable. Une fois le paiement accepté, il faut retourner sur le site de création de société, signer numériquement les documents et les soumettre aux autorités.
Le capital minimal légal est de 2.500 euros. Là encore, c'est beaucoup plus qu'au Royaume-Uni (une livre). Toutefois, il est possible de le verser plus tard.
Numéro de t.v.a. : une procédure longue
Une fois la société créée, ce n'en est pas fini des démarches, malheureusement. Si votre business dépasse 16 000 euros de chiffre d'affaires annuel ou si vous avez des transactions dans l'Union Européenne, il vous faudra demander un numéro de t.v.a.. Or celui-ci n'est pas attribué automatiquement, il faut effectuer une demande aux services fiscaux et redonner des informations souvent redondantes avec celles que vous avez déjà indiquées au moment de la création de la société. Bon courage pour trouver le formulaire type et sa traduction officieuse, nous n'avons trouvé aucun lien vers eux depuis le site de création de la société !
Une fois la demande effectuée, l'attente est relativement longue, elle peut atteindre deux ou trois semaines, et les autorités peuvent convoquer le directeur sur place, nous indique un comptable. L'administration nous a expliqué que sa démarche est différente de celles des autres pays : elle effectue des vérifications poussées au moment de la création, mais ensuite effectue très rapidement les demandes de remboursements éventuels, en quelques jours seulement.
Quand votre société est enfin dans le registre national, il faut ouvrir un compte bancaire. Pour le moment, il faut impérativement se déplacer en Estonie pour ouvrir le compte, mais la législation vient de changer et bientôt l'ouverture pourra se faire en ligne, en faisant un dépôt par virement depuis un compte situé dans un autre pays considéré comme fiable au niveau de la vérification. Il y a neuf banques en Estonie. Certaines banques nous ont indiqué ne pas traiter avec des sociétés en création, il faut leur présenter un bilan d'au moins plusieurs mois. D'autres banques se sont montrées plus conscilliantes, ouvrant le compte dès les premiers pas dans l'agence ou demandant d'avoir un entretien pour expliquer l'activité avant de rendre leur verdict quelques jours plus tard. L'anglais n'était pas maîtrisé par tous les employés, ni le russe d'ailleurs. Le contrat d'ouverture du compte sera peut-être le seul document imprimé que vous verrez en Estonie concernant votre société avant des mois ! Si l'ouverture de compte est facile, ne comptez pas avoir un prêt facilement par contre, les Estoniens n'aiment pas avoir de crédit. Le pays lui-même n'a quasiment pas de dettes. Plus indépendants que le bureau d'e-résidence (qui a un partenariat avec), nous ne vous recommandons vraiment pas (mais alors vraiment pas) la banque LHV, malgré ses tarifs intéressants sur le papier.
Au niveau comptable et fiscal, les choses sont très simples : t.v.a. à 20 % (il y a des taux réduits à 0 et 9 %), impôt sur les sociétés et les personnes physiques à 20 %, impôt social sur les salaires d'un peu plus de 40 % (part patronale et salariale), etc. Ici, rares sont les exceptions, et les exceptions des exceptions... Tout le monde est logé à la même enseigne. À noter une sympathique exception toutefois : les bénéfices non distribués ne sont pas imposés, ce qui permet aux start-ups de grossir plus vite. De nombreux comptables utilisent un logiciel officiel (il existe quelques alternatives). Pour remplir les déclarations (t.v.a., échanges de biens et de services intra-communautaires, taxes sociales, etc.), tout se passe par transfert de données. Lorsque vous avez besoin de contacter une administration, cela peut se faire par courriel ; contrairement aux pays qui imposent d'appeler une ligne téléphonique surtaxée. De façon générale, les fonctionnaires estoniens essayent de faire en sorte d'aider les administrés à ce que tout se passe bien, et font même des suggestions qui sortent du cadre de leur service.
Le piège de l'établissement stable
Attention aux règles de l'OCDE et aux conventions fiscales internationales : si vous dirigez une société estonienne depuis un autre pays membre, ce pays membre la soumettra à sa législation, ainsi qu'à ses taxes ! En cas de mission temporaire dans un autre pays, celle-ci ne doit pas dépasser neuf mois pour échapper à la qualification d'établissement stable.
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